Właśnie opublikowano raport z VI Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą. Autorzy zebrali odpowiedzi od 250 przedstawicieli firm i instytucji z różnych branż i różnej wielkości, z czego ponad 40% stanowiły duże firmy. To największy tego typu raport w Polsce. Pokazuje, jaki jest obraz zarządzania w polskich przedsiębiorstwach oraz jak można zwiększyć efektywność wdrożenia zmian.

Zdolność przedsiębiorstwa do skutecznego wdrażania zmian w okresie naznaczonym przez pandemię okazała się jedną z kluczowych kompetencji zapewniających sukces przedsiębiorstwu (zdolność przetrwania, ale i wykorzystanie szans) – mówi prof. Krzysztof Safin, Dyrektor Centrum Biznesu Rodzinnego w Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu.

Przejście na pracę zdalną było głównym celem zmian w polskich firmach

Co nie dziwi, przejście na pracę zdalną (home office) było celem zmian najczęściej wymienianym przez respondentów (40% zmian – 100 przypadków) ale wymuszone przejście na pracę zdalną nie wpłynęło na obniżenie skuteczności wdrażanych zmian. Samo przejście na pracę zdalną uzyskało dość wysoką skuteczność realizacji celów zmiany (34% respondentów wskazało na pełny sukces).
Priorytetami było przejście na pracę zdalną, zmiany struktury organizacyjnej i redukowanie kosztów, a dopiero od 4-tej pozycji na tej liście pojawiały się popularne wcześniej zmiany kultury organizacyjnej, strategii i doskonalenia procesów (30% projektów) - wskazuje Roman Wendt, członek Rady Dyrektorów Stowarzyszenia Interim Managers.

Aż 45 spośród ogółu opisanych zmian dotyczyło transformacji cyfrowej, z tego tylko 31% przedsięwzięć zakończyło się pełnym sukcesem. Ponadto respondenci opisali 6 przypadków wdrażania rozwiązań Przemysłu 4.0. Co ciekawe, wdrażanie tych nowoczesnych rozwiązań zakończyło się pełnym sukcesem w połowie zmian (szkoda tylko, że opisano tak mało prób).

Menedżerowie brali na siebie odpowiedzialność, ale nie chcieli dzielić się władzą

W sytuacji pandemii, która mogła zagrozić firmom, menedżerowie brali na siebie odpowiedzialność za wdrażane zmiany. Prawie 30% zmian było kierowanych przez zarząd, ponad 20% - przez zespół projektowy złożony z menedżerów, a kolejne 17% przez zarządzającego przedsiębiorstwem – jednoosobowo.

Wprawdzie ponad 70% zmian było kierowanych przez zespół, ale tylko co piąta zmiana była kierowana przez zespół projektowy złożony menedżerów i pracowników.

Niestety, odwaga menedżerska, związana z braniem na siebie odpowiedzialności, nie przełożyła się na efektywność wdrażania zmian.
Kolejny rok pokazuje, że zespoły kierujące zmianą złożone z menedżerów i pracowników były najskuteczniejsze we wdrażaniu zmian – mówi dr Jarosław Rubin, Partner Szkoły Zarządzania Zmianą, konsultant zmian i ekspert Fundacji Platforma Przemysłu Przyszłości. Dodaje - Efektywność takich zespołów była co najmniej o 20 p.p. wyższa niż innych form kierowania zmianą. Pomimo to liczba zmian kierowanych przez zespoły włączających pracowników w kierowanie zmianą nie wzrasta (rok do roku).

W branży przemysłowej 24% wszystkich zmian realizowanych w tym sektorze było prowadzonych przez zespoły projektowe złożone z menedżerów i pracowników oraz tyle samo - przez zarząd. Bardziej skuteczne były zespoły mieszane, ponieważ aż 50% z kierowanych przez nie, a zakończonych zmian zostało ocenionych jako pełen sukces, wobec tylko 17% kierowanych przez zarządy.

Co trzecia zmiana w przedsiębiorstwach przemysłowych zakończyła się pełnym sukcesem

Spośród wyróżnionych branż najlepiej radziła sobie z wdrażaniem zmian Bankowość i usługi finansowe (pełny sukces w 38% opisywanych zmian). Ponad kreską (ponad 30%) znalazły się też branże: FMCG (36%) i Produkcja przemysłowa (pełen sukces - 32 poziom zadowalający realizacji celów – 44% zmian omawianych przez respondentów).

Wprawdzie efektywność wdrażania zmian w branży przemysłowej była nieco wyższa od średniej dla ogółu zmian, ale czy można odczuwać zadowolenie, kiedy jedynie co trzecia zmian kończy się sukcesem?

Zgodnie z rezultatami Badania, wysoki poziom realizacji celów zmiany można osiągnąć wtedy, kiedy postawa menedżerów wyższego i średniego szczebla łączy się z zaangażowaniem pracowników.

Jaki był obraz zmian w branży?

W branży przemysłowej 61% wszystkich zmian miało ustalony termin, a w 72% przypadków budżet.

Najczęściej wdrażane w przemyśle zmiany to „Zmiana kultury organizacyjnej”, „Redukcja kosztów”,” Zmiana struktury organizacyjnej (w tym zmiany obsady stanowisk)”, „Fuzja lub przjęcie” oraz „Reinżyniering lub doskonalenie procesów”. 6 opisywanych przypadków zmiany dotyczyło Przemysłu 4.0.

Najczęściej wykorzystywane metodyki to klasyczne podejście projektowe(kaskadowe), a potem metodyki zwinne.

Biorąc pod uwagę przewagę klasycznego zarządzania projektowego nie dziwi fakt, że najczęściej wykorzystywaną w techniką był „wykres Gantt'a”. Kolejne miejsca zajęły bardziej zwinne: „codzienne poranne spotkania (stand-up meeting)” i „retrospektywy  (spotkania poświęcone wyciąganiu wniosków po realizowanych zadaniach)”.

W zakresie stosowanych narzędzi komunikacji w branży przemysłowej najczęściej wykorzystywano: „spotkanie informacyjne dla wszystkich pracowników organizacji”, „formalny plan komunikacji” oraz „spotkania informacyjne kierowników liniowych ze swoimi podwładnymi”.

Najczęstsze metody angażowania pracowników wykorzystywane w sektorze przemysłu to „uczestnictwo w spotkaniu inicjującym wdrożenie - kick off meeting”, „wyrażenie swojej opinii (przekazywania informacji zwrotnej dotyczącej wdrożenia)”, „otrzymanie wsparcia w postaci coachingu lub mentoringu” oraz „wypracowania wariantów działań w ramach projektu (opcji działań)”
Jak branża przemysłowa może podnieść efektywność wdrażania zmian w 2021 roku?

Ogólnie niska efektywność wdrażania zmian oznacza, że w dalszym ciągu firmy muszą szukać sposobów jak zwiększyć swoją efektywność wdrażanych zmian – przewiduje Marek Naumiuk, Partner w Szkole Zarządzania Zmianą, trener biznesu i konsultant procesów zmian.

Dotyczy to również branży przemysłowej, która ma przed sobą wyzwania związane z transformacją cyfrową i Przemysłem 4.0. Warto więc doskonalić kompetencje w zakresie wdrażania zmian oraz wspierać się profesjonalnymi ekspertami zewnętrznymi.
Czego potrzebują pracownicy w trakcie zmian? Wiesław Grabowski - Partner Szkoły Zarządzania Zmianą, trener, coach biznesu i konsultant procesów zmian w firmach – odpowiada: współtworzenie wizji oraz wypracowanie wariantów działań w ramach projektu to najskuteczniejsze formy angażowania pracowników. Dodatkowo z odpowiedzi respondentów wynika, że gdy pracownicy nie mieli wpływu na podejmowane decyzje to skuteczność wdrażania zmiany była na poziomie o 9 p.p. niższa niż w pozostałej grupie.

Z jakich jeszcze wskazówek można skorzystać znając rezultaty badania?

•    Zadbaj o kompetencje osób wdrażających zmiany.
•    Zatrudniaj ekspertów zewnętrznych – profesjonalistów wspierających zmiany.
•    Nie stawiaj wszystkiego na jedną kartę – poprzedzaj wdrożenie pilotem.
•    W tak zmiennym świecie, nie przywiązuj się do planu. Planuj iteracyjnie.
A więcej? Bądź praktykiem – sprawdzaj cudze recepty w działaniu, eksperymentuj, ucz się na błędach i sukcesach. A za rok sprawdzimy, jak zmieniła się efektywność wdrożeń w kolejnej edycji badania!

 

* Raport powstał na bazie VI Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą, przeprowadzonego w listopadzie i grudniu 2020 r. przez Szkołę Zarządzania Zmianą. W badaniu wzięło udział 251 respondentów. Ponad 60% respondentów miało istotny wpływ na zmianę, kierując wdrożeniem opisywanej zmiany (samodzielnie lub w ramach zespołu projektowego), a niemal 15% respondentów stanowili pracownicy - odbiorcy zmiany. To największe tego rodzaju badanie przeprowadzone w Polsce.

Pełny raport z Badania można pobrać bezpłatnie ze strony: https://zmiana.edu.pl/portfolio-item/obzz-2021/