Partner serwisu

Business Intelligence w procesie budżetowania i controllingu

Kategoria: Remonty, UR

Wieloznaczne „Business Intelligence”. Na czym polega istota tych technologii informatycznych? I jakie korzyści mogą przynieść przedsiębiorstwom, również z branży chemicznej?

Business Intelligence w procesie budżetowania i controllingu

    Jeszcze do niedawna w prowadzeniu działalności średnich i dużych firm wystarczyło jedynie posługiwanie się raportami, pochodzącymi z systemów ERP, ewentualnie uzupełnionych danymi z innych systemów operacyjnych przedsiębiorstwa. Raporty te zapisywano zwykle do Excela, przeprowadzając następnie różnego rodzaju kalkulacje, które w powiązaniu z wcześniej opracowywanymi planami w arkuszach kalkulacyjnych dawały wynikowe raporty. Model taki charakteryzowała jednak jedna zasadnicza wada.
    A mianowicie sposób tworzenia raportów był najczęściej wypadkową unikalnego podejścia, charaktertyzującego twórcę. Dlatego każdorazowe odświeżenie raportu wymagało sporego nakładu pracy, a tworzenie nowych raportów okazywało się trudne i pracochłonne. Ponadto bardzo często okazywało się, że raporty pochodzące z różnych komórek organizacyjnych, opisujących te same zagadnienia, bardzo często różniły się przedstawianymi wynikami.
    Obecnie, w związku z wdrażaniem coraz to nowych systemów informatycznych w kolejnych obszarach działalności firm i powiązanym z tym coraz większym wolumenem danych, trudno sobie wyobrazić sprawnie działające przedsiębiorstwo bez systemu Business Intelligence. Posiadanie odpowiednio „skrojonego” rozwiązania BI, umożliwiającego podejmowanie optymalnych decyzji, stanowiącego jednocześnie o przewadze konkurencyjnej, a tym samym o rynkowym „być albo nie być” danej firmy.

Business Intelligence w kontekście planowania, budżetowania i kontroli
    Procesy planowania i budżetowania pomagają przedsiębiorstwom określić plan działania, a także wyznaczają punkty kontrolne, służące do oceny działalności w ciągu roku finansowego. Do modelowania tychże procesów budżetowych wykorzystuje się różnego typu narzędzia. Możemy tu wyróżnić grupy rozwiązań, zintegrowane lub nie w ramach rozwiązań istniejących narzędzi Business Intelligence oraz te zbudowane na arkuszu kalkulacyjnym. Najlepsze wyniki budżetowania i planowania, biorąc pod uwagę takie kryteria, jak: efektywność, precyzyjność procesów oraz możliwość korygowania prognoz w zależności od szybko zmieniających się warunków, uzyskują przedsiębiorstwa korzystające z dedykowanych narzędzi do wspomagania wyżej wymienionych procesów. Pozwalają one na bieżące analizowanie odchyleń faktycznych wskaźników gospodarczych od planu i budżetu, dzięki czemu dedykowane osoby bardzo szybko mogą reagować na niekorzystne zjawiska, jak i wzmacniać pozytywne trendy. Ponadto przy tworzeniu planów na kolejne okresy rozliczeniowe, powyższe narzędzia pozwalają wykorzystywać analizę trendów zjawisk, występujących we wcześniejszych latach, na podstawie analizy posiadanych danych historycznych.

Integracja z BI
    Dobre praktyki w budżetowaniu, wykorzystujące oferowane zasoby dostępne w narzędziach BI, to przede wszystkim możliwość wprowadzenia formalnego procesu budżetowania i planowania, dzięki zdefiniowaniu w systemie całego procesu budżetowania firmy. Narzędzia te pozwalają również na ustalenie budżetu na odpowiednim poziomie szczegółowości oraz zdefiniowanie odpowiednich wskaźników KPI, które pozwalają kontrolować stan przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że każdy typ prowadzonego biznesu posiada unikalne dla siebie wskaźniki, które powinny być mierzalne. Dlatego najlepszą stosowaną praktyką już na poziomie implementacji narzędzia jest ograniczanie wskaźników jedynie do tych, które są krytyczne w osiągnięciu celów postawionych danej organizacji. Ponadto narzędzia te pozawalają na wyraźne skrócenie czasu opracowania każdego budżetu, co ze względu na swój krótki cykl zapewnia, że dane są wiarygodne. Dlatego wdrożenie dedykowanego narzędzia wspierającego planowanie i budżetowanie pozwala na śledzenie efektów i porównywanie ich z ustalonym wcześniej budżetem. W ten sposób problemem przestaje być przeprowadzanie miesięcznej weryfikacji prognoz zawartych w budżecie (Monthly Re-forecasting), weryfikacji w kontekście konkretnego procesu (Rolling Forecasts), czy przeprowadzanie analiz What-if, czyli możliwości tworzenia wielu różnych scenariuszy uzależnionych od zmian poszczególnych wskaźników, jak zmiany cen, zmiany organizacyjne czy modyfikacja na liniach produktowych. Należy jednak pamiętać, że połączenie budżetowania odgórnego z oddolnym daje najlepsze rezultaty, mimo że powoduje to wzrost stopnia złożoności procesu i jest trudne do ręcznego kontrolowania, nawet w małych organizacjach.

W każdym procesie wdrożenia kluczowa jest taka konstrukcja harmonogramu projektu, która w perspektywie 3-4 miesięcy od rozpoczęcia projektu dostarczy produkty mające wartość dla przedsiębiorstwa.

Arkusz kalkulacyjny
    Stosowanie arkuszy kalkulacyjnych w procesie budżetowania powoduje, że wiele wersji arkuszy, krążących pomiędzy uczestnikami, powoduje problemy ze zgodnością poszczególnych wersji. Dlatego w całym procesie bardzo często mogą pojawiać się pomyłki interpretacyjne. Niestety największą wadą tego rozwiązania jest właśnie wszechobecnie występujący czynnik ludzki. W takiej analizie to człowiek odpowiada za opóźnienia w dostarczaniu danych, obarczony jest koniecznością czasochłonnej konsolidacji wszystkich arkuszy, przygotowywania analiz budżetów, analiz porównawczych typu Plan/Wykonanie czy opracowaniu analiz typu what-if, co niejednokrotnie związane jest z koniecznością przygotowania arkusza zupełnie od nowa.

Business Intelligence w kontekście analizy i raportowania
    Obecnie można zaobserwować dwa trendy na rynku, skutkujące występowaniem dwóch grup rozwiązań. Pierwsza z nich, wywodząca się z naturalnej ewolucji systemów raportowych, obejmuje oferowanie użytkownikom biznesowym aplikacji, które udostępniają analizy, raporty i kokpity menadżerskie, a także umożliwiają tworzenie własnych raportów. W dużej mierze stanowią one rozwiązania oparte o zintegrowane portale internetowe. Umożliwiają przeprowadzanie analiz wielowymiarowych, bez znajomości baz i struktur danych. Efekt taki uzyskuje się dzięki zastosowaniu specjalnej warstwy semantycznej, tłumaczącej wspomniane struktury bazodanowe na dobrze rozumiane pojęcia biznesowe. Warstwą przechowującą w tym przypadku dane jest szeroko rozumiana dedykowana hurtownia danych.
    Druga grupa rozwiązań zakłada dostarczenie użytkownikowi biznesowemu aplikacji zawierającej wszystkie dane i wykresy prezentowane użytkownikowi biznesowemu w wygodnej i przejrzystej formie. Dla zwiększenia szybkości dostarczania informacji rozwiązania takie przechowują dane bezpośrednio w pamięci serwera, stanowiąc grupę rozwiązań nazywanych „in memory”. Występują one jako forma kokpitów menadżerskich, które w sposób graficzny prezentują kluczowe informacje dla danej osoby czy upoważnionej komórki organizacyjnej. Dzisiaj praktycznie wszystkie systemy obecne na rynku umożliwiają takie działania jak harmonogramowanie raportów, dostarczanie ich w różnych formatach we wskazane lokalizacje czy też na wskazane urządzenia. Posiadają one również mechanizmy tzw. alertów, które w sytuacji, gdy jakieś wskaźniki osiągają wartości zdefiniowane, jako poniżej oczekiwanych, wysyłają powiadomienia np. w formie wiadomości e-mail, o zaistnieniu takiego zdążenia. Dla większej wygody klientów coraz częściej producenci narzędzi BI wprowadzają na rynek rozwiązania mobilne, które umożliwiają przeglądanie raportów na urządzeniach mobilnych, jak smartphony, czy tablety.

    Dla użytkownika biznesowego przedstawiona powyżej różnica pomiędzy grupami rozwiązań może być niedostrzegalna, ponieważ już dzisiaj stopień zaawansowania technologii raportowych i doskonalsze techniki prezentacji danych powodują, że coraz częściej pojęcia „raport” i „kokpit informacyjny” stają się tożsame. Te pozornie niewidoczne różnice mają jednak dość istotne przełożenie na dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa w dłuższej perspektywie. Rozwiązania oparte o hurtownie danych i systemy raportowe są droższe i charakteryzują się dość długim procesem wytwórczym. Z drugiej strony środowisko takie pozwala szybciej dodawać kolejne raporty i kokpity do systemu. Ponadto przekłada się na łatwe utrzymanie jednolitej warstwy pojęć oraz jej dokumentowanie.
    Druga propozycja oparta o pojedyncze aplikacje powoduje, że jednorazowe koszty dla organizacji są zdecydowanie niższe, a sam czas wdrożenia jest nieporównywalnie krótszy. Jednak cykl życia takich aplikacji w przedsiębiorstwie charakteryzuje się koniecznością opracowywania nowych aplikacji, dla nowych obszarów biznesowych. Ponadto tworzenie analiz bazujących na kilku aplikacjach jest trudne i z reguły wymaga wykorzystania arkuszy Excela. Niestety wykorzystanie tego narzędzia to wspominany wyżej brak spójności pomiędzy wieloma aplikacjami, a utrzymanie jej w dłuższym okresie okazuje się bardzo trudne, o ile nie całkowicie niemożliwe.

Jak wybrać i wdrażać
    Punktem startowym do wyboru nowego systemu raportowego powinno być określenie, do czego będzie on wykorzystywany. Perspektywa zastosowania takiego narzędzia winna jednak charakteryzować horyzont kilku lat, a nie najbliższych miesięcy czy też roku. Dodatkowo ważne jest, żeby na tym etapie skorzystać z usług doradczych firm, które w swoim dorobku posiadają wieloletnie doświadczenie w tworzeniu i eksploatacji hurtowni danych czy różnych systemów raportowych. Ponadto istotne jest również wyraźne określenie krótkoterminowych celów, które planowana inwestycja z zakresu wdrożenia BI będzie musiała spełnić, tak aby jej rozwój i utrzymanie w dłuższym okresie było ekonomicznie uzasadnione. W każdym procesie wdrożenia kluczowa jest taka konstrukcja harmonogramu projektu, która w perspektywie 3-4 miesięcy od rozpoczęcia projektu dostarczy produkty mające wartość dla przedsiębiorstwa. Dłuższy okres wdrożenia grozi tym, że na rynku nastąpią zmiany wymagające szybkiej reakcji i produkty oddane np. po ośmiu miesiącach będą już nieprzydatne z biznesowego punktu widzenia.

Autor: Andrzej Miktus, lider zespołu technologii raportowych w grupie BAU,
Magdalena Budzińska, konsultant ds. Business Intelligence w grupie BAU w Infovide-Matrix SA

Artykuł został opublikowany w magazynie "Chemia Przemysłowa" nr 4/2012

Źródło fot.: www.sxc.hu

ZAMKNIJ X
Strona używa plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. OK, AKCEPTUJĘ